Как правильно организовать офисный переезд

Переезд – это всегда хлопотное дело, в особенности, когда речь идет о переезде целого офиса в другое помещение. Только представьте: нужно правильно организовать коллектив, упаковать всю технику, систематизировать вещи, найти надежную транспортную компанию для переезда и т.д. И главная задача этого мероприятия – сделать все как можно быстрее, чтобы сократить простой в работе и минимизировать возможные финансовые потери.

Как правильно организовать переезд офиса

Мы собрали несколько ценных рекомендаций, которые помогут вам правильно подготовиться к переезду и благополучно его пережить.

Изучите особенности нового помещения

Если вы планируете переезд, то наверняка уже подобрали подходящее место в интересующем вас районе. И первое, что нужно сделать – это изучить план будущего офиса. Следует заранее продумать расположение рабочих мест для сотрудников. Учитывайте количество окон в комнатах, расположение розеток и дверей – это напрямую повлияет на расстановку мебели. Лучше для наглядности расчертить, где что будет стоять.

Упаковка мебели

Заранее определившись с расстановкой столов, стеллажей и другой мебели в будущем офисе, можно переходить к их разбору и упаковке. Чтобы не потерять фурнитуру и крепеж, положите все в пакетик и приклейте скотчем к одному из элементов разобранной мебели. Советуем еще на этапе упаковки укомплектовывать каждое рабочее место путем понятной маркировки на коробках (ФИО сотрудника, номер кабинета) – так вы избежите ненужной суеты при распаковке, а грузчики смогут расставить упакованную мебель сразу по местам.

Сортировка вещей

Офис сможет быстро вернуться к обычному режиму работы, если вам удастся избежать хаоса в вещах. Перед упаковкой распределите вещи по группам: офисная техника, канцелярия, книги, декор и т.д. Для документации нужно сделать опись. И не забывайте о маркировке – с ее помощью вам не придется бесконечно искать каждую мелочь, возвращаясь в обычный рабочий режим.

Выбор упаковки

Правильный выбор упаковочных материалов очень важен в переезде. Хлипкие коробки, не соответствующие размерам и весу содержимого, обернутся порчей ценных вещей.

Стоит заранее приобрести коробки из плотного многослойного гофрокартона. Для защиты гладких поверхностей, например зеркал, используйте листы картона, крафтовую бумагу, пупырчатую пленку, стретч-пленку. При погрузке в машину необходимо все сложить таким образом, чтобы вещи не перекатывались с места на место и как можно меньше тряслись в дороге – для этого не оставляйте коробки полупустыми.

Определение объема груза

Обычно представители транспортной компании сами определяют, какой вид транспорта понадобится для погрузки всех вещей. Предпочтение отдается машине, в которую поместится все, в особенности, если предстоит дальняя поездка. Но если новое помещение находится рядом со старым офисом, то можно сделать и несколько рейсов машиной поменьше.

Как выбрать перевозчика

Чтобы не ошибиться с транспортной компанией, выбирайте только из тех, кто предлагает услуги именно офисного переезда. Отсутствие опыта у перевозчика может обернуться неожиданным сюрпризом, который затянет ваш переезд или приведет к порче офисного имущества. Также обратите внимание на следующие моменты:

  • • Предоставление компанией сопутствующих услуг – разбор и сборка мебели, упаковка вещей. Будет лучше, если за эти хлопоты будут отвечать профессионалы.
  • • Наличие положительных отзывов – их должно быть много, причем не только на сайте ТК, но и на сторонних независимых ресурсах.
  • • Подписание договора. Наличие документа, где четко прописаны все виды предоставляемых услуг, сроки и обязательства перевозчика будет для вас гарантией того, что переезд пройдет гладко.

Не стоит пытаться переехать своими силами – так можно сделать только с очень маленьким офисом, где работает всего несколько человек. Если же речь идет о целой компании с большим штатом сотрудников, то без профессиональной помощи вам не обойтись.

Дополнительные советы для спокойного переезда

В планировании офисного переезда не нужно суетиться. Следует вести себя собрано, быть одной командой и следовать вышеописанным рекомендациям. Запланируйте переезд на выходные: за пару дней можно полностью перевезти все вещи, обустроиться на новом месте, а в понедельник уже приступить к выполнению рабочих задач.

Для мотивации сотрудников можно анонсировать небольшую премию или организовать совместный отдых. И главное помнить, что даже в случае неожиданного форм-мажора не нужно паниковать, наоборот – сохраняйте позитивную атмосферу в коллективе. Только так можно обеспечить благополучный исход такого непростого события, как переезд.